Оцифрування трудових книжок: що варто встигнути жителям Калинівської громади до літа 2026 року і чим загрожує зволікання
До червня 2026 року українцям необхідно перевести паперові трудові книжки в електронний формат. Інакше в майбутньому можливі затримки з пенсійними та іншими соціальними виплатами. Про це нагадують у Пенсійному фонді та юристи, адже перехідний період, передбачений законом №1217-IX, добігає кінця.
Оцифрування трудових книжок є ключовим етапом створення єдиного електронного реєстру. Саме він у перспективі дозволить автоматично призначати пенсії та спростить підтвердження страхового стажу, зокрема набутого за межами України.
Коли дедлайн і чому він важливий
Перехід на електронні трудові книжки (ЕТК) в Україні має завершитися до 10 червня 2026 року. До цього часу громадянам рекомендовано подати сканкопії всіх заповнених сторінок паперової трудової та документів, що підтверджують стаж, особливо за період до 2004 року.
Своєчасна оцифровка гарантує збереження даних і мінімізує ризики втрати частини страхового стажу або бюрократичних затримок при оформленні пенсії.
Що буде, якщо не оцифрувати трудову
Юристи наголошують: електронна трудова книжка поступово стає пріоритетним джерелом інформації. У разі спірних ситуацій саме вона матиме перевагу над паперовим документом.
Водночас у Пенсійному фонді заспокоюють: якщо трудову книжку не буде оцифровано до дедлайну, набутий страховий стаж не анулюється, а паперова книжка й надалі залишатиметься законною підставою для його підтвердження. Однак зволікання може призвести до затримок у призначенні виплат, складнощів із відновленням даних у разі втрати документа та навіть необхідності звернення до суду.
Особливо важливо подбати про оцифрування стажу, набутого до 1 січня 2004 року. Дані за пізніший період уже здебільшого автоматично внесені до реєстрів на підставі звітів роботодавців щодо сплати ЄСВ.
Дані підтягнулися автоматично, але перевірка обов’язкова
У ПФУ пояснюють: значна частина інформації про трудову діяльність уже відображається в електронному реєстрі автоматично. Втім фахівці радять кожному перевірити власні дані в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду.
Помилки в датах, назвах підприємств або періодах роботи можуть виникати через технічні збої чи людський фактор і безпосередньо впливати на розрахунок стажу. Особливо це актуально для осіб, яким пенсію призначили до 2021 року, але які продовжували працювати після цього.
Як подати документи онлайн
Якщо трудова книжка ще не оцифрована, громадянам необхідно подати її сканкопії через портал Пенсійного фонду України, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Алгоритм дій такий:
- авторизуватися в особистому кабінеті на порталі ПФУ;
- обрати розділ «Комунікації з ПФУ»;
- перейти до вкладки «Відомості про трудові відносини»;
- заповнити необхідні поля та надати згоду на обробку персональних даних;
- додати сканкопії документів і натиснути «Підписати та відправити в ПФУ».
Статус розгляду заяви відображається в розділі «Мої звернення».
Вимоги до сканкопій
У Пенсійному фонді звертають увагу на технічні вимоги:
- необхідно завантажувати всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку;
- скани мають бути кольоровими;
- формат файлів — JPG або PDF, розмір кожного — до 1 МБ;
- усі записи, печатки, підписи, дати та ПІБ власника мають бути чітко читабельними;
- рекомендована якість сканування — 300 dpi;
- назви файлів повинні відповідати типу документа.
Своєчасний перехід на електронну трудову книжку — це не лише вимога часу, а й реальна гарантія соціального захисту, підкреслюють експерти.
